Odejście z pracy, a urlop. Jak rozliczyć niewykorzystane dni?
Odejście z pracy bywa stresujące i wiąże się z wieloma formalnościami. Jednym z pytań, które najczęściej zaprząta myśli pracowników, jest: co dzieje się z niewykorzystanym urlopem? Czy przepadnie wraz z ostatnim dniem w firmie, czy też można liczyć na rekompensatę finansową? Temat ten jest ważny, bo dotyczy nie tylko pieniędzy, ale i naszych praw jako pracowników. Wiele osób obawia się, że po zakończeniu pracy automatycznie tracą dni urlopu. Jednak przepisy prawa jasno gwarantują wypłatę należnego świadczenia. W tym artykule krok po kroku wyjaśnimy, jak to wygląda w praktyce i na co zwrócić uwagę, kończąc pracę w firmie.
Podstawa prawna
Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, którego celem jest stworzenie możliwości dłuższego odpoczynku oraz regeneracja sił. Odpowiednio od stażu pracy przysługuje 20 lub 26 dni urlopowych. Biorąc pod uwagę cel, jakiemu służy urlop wypoczynkowy, zasadą jest udzielanie urlopu w naturze tj. zwolnienie pracownika od obowiązku świadczenia pracy przez określony czas. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w których wykorzystanie urlopu w naturze nie jest możliwe. Dlatego też przepisy kodeksu pracy przewidują instytucję ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop jako wyjątek od zasady udzielania urlopu wypoczynkowego w naturze.
Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego oraz wypłaty wynagrodzenia, ekwiwalentu jest Kodeks pracy, a w szczególności artykuł 171.
Zgodnie z jego zapisamI ekwiwalent pieniężny przysługuje jedynie w razie niewykorzystania przysługującego pracownikowi urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Warto podkreślić, że ekwiwalent przysługuje nie tylko za niewykorzystany urlop bieżący, ustalany proporcjonalnie do przepracowanej części roku, ale również za urlop zaległy. Orzecznictwo Sądu Najwyższego konsekwentnie podkreśla, że prawo do ekwiwalentu pieniężnego jest niezbywalne i nie można go ograniczyć ani wyłączyć w regulaminie pracy czy umowie o pracę.
Czy urlop przechodzi do nowego pracodawcy?
Zgodnie z przepisami prawa pracy niewykorzystany urlop nie przechodzi do kolejnego pracodawcy. Prawo do urlopu jest nierozerwalnie związane z trwającym stosunkiem pracy i wygasa w chwili jego zakończenia. U nowego pracodawcy pracownik nabywa prawo do urlopu na nowo, w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku. Jeśli jednak pracownik nie zdąży wykorzystać urlopu przed rozwiązaniem umowy, dotychczasowy pracodawca ma obowiązek wypłacić mu ekwiwalent pieniężny za każdy niewykorzystany dzień. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. W tym dniu pracownik zamiast prawa do urlopu nabywa prawo do ekwiwalentu.
O zasadzie proporcjonalności pisaliśmy więcej, w tym artykule.
Urlop w okresie wypowiedzenia
Okres wypowiedzenia to czas, w którym pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop. Zapewnia w ten sposób możliwość wykorzystania dni wolnych jeszcze przed zakończeniem zatrudnienia. Taka praktyka jest korzystna dla obu stron, pracownik może odpocząć, a pracodawca unika obowiązku wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Decyzja o udzieleniu urlopu należy do pracodawcy, może on udzielić urlopu w naturze lub wypłacić ekwiwalent pieniężny. Wybór ten nie wymaga zgody pracownika i jest dla niego wiążący, o ile nie zachodzą szczególne okoliczności przewidziane w przepisach.
Nie zawsze jednak możliwe jest wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia, często przeszkodą są obowiązki zawodowe lub specyfika pracy, np. okresy szczytu sprzedażowego. W takich przypadkach pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni. Ważne jest, aby decyzja o skierowaniu pracownika na urlop była uzasadniona, a termin jego wykorzystania przekazany pracownikowi z wyprzedzeniem. Jeśli termin urlopu ustalony wcześniej przypada poza okresem wypowiedzenia, pracodawca może go przesunąć na czas wypowiedzenia, pod warunkiem jasnego poinformowania pracownika.
Ustalanie wysokości ekwiwalentu
Podstawowym elementem potrzebnym do obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest współczynnik urlopowy, zależny od liczby dni roboczych w roku i wymiaru przysługującego urlopu. Kolejnym elementem jest stawka ekwiwalentu, która opiera się na średnim wynagrodzeniu pracownika, uwzględniającym wszystkie składniki stałe, takie jak pensja podstawowa, dodatki i premie. Następnie wylicza się stawkę dzienną i godzinową, aby określić kwotę należną za niewykorzystane dni. Na tej podstawie ustalenie wysokości ekwiwalentu można podzielić na trzy etapy:
1. Obliczenie podstawy ekwiwalentowej
Podstawa ekwiwalentu to średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika, obejmujące:
- składniki stałe w stawce miesięcznej (np. pensja zasadnicza), przy czym przyjmuje się wynagrodzenie z miesiąca poprzedzającego rozwiązanie stosunku pracy;
- składniki zmienne za okresy do 1 miesiąca, wypłacone w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (np. premie miesięczne, dodatki za nadgodziny);
- składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (np. premie kwartalne).
2. Obliczanie współczynnika ekwiwalentowego
Współczynnik to przeciętna liczba dni pracy w miesiącu w danym roku, niezbędna do wyliczenia ekwiwalentu za 1 dzień. Oblicza się go, odejmując od liczby dni w roku niedziele, święta i dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu, a następnie dzieląc wynik przez 12. W 2025 roku współczynnik wynosił: 20,83 w styczniu oraz 20,75 od lutego do grudnia (z uwagi na wprowadzenie wolnej Wigilii). W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik obniża się proporcjonalnie do wymiaru etatu.
3. Obliczanie wysokości ekwiwalentu
Podstawa ekwiwalentu dzielona jest przez współczynnik, co daje kwotę za 1 dzień urlopu. Następnie dzieli się ją przez 8, aby uzyskać stawkę godzinową. Ostatecznie ekwiwalent za niewykorzystany urlop oblicza się, mnożąc stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Przykład obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Pracownik rozwiązuje umowę o pracę na cały etat 31 sierpnia 2025 r. i posiada 10 dni niewykorzystanego urlopu.
1. Ustalenie podstawy ekwiwalentu
Podstawa ekwiwalentu obejmuje składniki wynagrodzenia: stałe, zmienne oraz premie za okresy dłuższe niż jeden miesiąc.
a) Składniki stałe w stawce miesięcznej
Wynagrodzenie zasadnicze: 4 666 zł brutto
Przyjmujemy stawkę z miesiąca poprzedzającego rozwiązanie stosunku pracy, czyli lipca 2025 r.
b) Składniki zmienne z ostatnich 3 miesięcy
Pracownik otrzymywał premie miesięczne:
Czerwiec 2025 r.: 500 zł
Lipiec 2025 r.: 300 zł
Sierpień 2025 r.: 700 zł
Suma premii: 500 + 300 + 700 = 1 500 zł
Średnia z 3 miesięcy: 1 500 ÷ 3 = 500 zł
c) Składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (z 12 miesięcy)
Pracownik otrzymywał premie kwartalne:
Wrzesień 2024: 1 200 zł
Grudzień 2024: 1 000 zł
Marzec 2025: 1 500 zł
Czerwiec 2025: 1 300 zł
Suma premii kwartalnych: 1 200 + 1 000 + 1 500 + 1 300 = 5 000 zł
Średnia miesięczna: 5 000 ÷ 12 = 416,67 zł
Podstawa ekwiwalentu:
4 666 + 500 + 416,67 = 5 582,67 zł
2. Ustalenie współczynnika za niewykorzystany urlop
W 2025 roku współczynnik wynosi 20,75 i jest obliczany według wzoru:
[365 dni roku – (52 niedziele + 12 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 20,75.
3. Obliczenie ekwiwalentu za urlop
a) Wartość ekwiwalentu za 1 dzień urlopu:
5 582,67 ÷ 20,75 = 269,04 zł
b) Wartość ekwiwalentu za 1 godzinę:
269,04 ÷ 8 = 33,63 zł
c) Ekwiwalent za 10 dni (80 godzin):
33,63 × 80 = 2 690,40 zł brutto
Pracownikowi przysługuje ekwiwalent za 10 dni niewykorzystanego urlopu w wysokości
2 690,40 zł brutto.
Przeniesienie prawa do urlopu na okres obowiązywania następnej umowy
Jeżeli pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu wypoczynkowego z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, zasadniczo przekształca się ono w roszczenie o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego. Ustawodawca przewidział jednak wyjątek od tej reguły. Jeżeli strony uzgodnią, że urlop zostanie wykorzystany podczas kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy, zawartego bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu, ponieważ urlop zostanie zrealizowany w naturze. Mówi też o tym kodeks pracy:
Przepis art. 171 §3 Kodeksu pracy ma zastosowanie nie tylko wtedy, gdy jedna umowa kończy się, a następnego dnia zaczyna obowiązywać kolejna, ale także w sytuacjach, gdy pomiędzy zakończeniem jednej a rozpoczęciem drugiej umowy przypada weekend. Choć w przepisie mowa jest o zawarciu kolejnej umowy „bezpośrednio” po poprzedniej, chodzi w rzeczywistości o sytuacje, w których nowa umowa u tego samego pracodawcy zaczyna obowiązywać zaraz po zakończeniu poprzedniej. Jeśli natomiast między zakończeniem jednej umowy a rozpoczęciem kolejnej strony ustalą odległy termin rozpoczęcia pracy, np. za trzy miesiące, pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Przeniesienie prawa do urlopu na okres obowiązywania następnej umowy wymaga wyraźnego porozumienia stron. Nie jest dopuszczalne jednostronne narzucenie takiego rozwiązania przez pracodawcę. W praktyce osiągnięcie porozumienia jest zazwyczaj proste, ponieważ rozwiązanie to przynosi korzyści obu stronom, pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, a pracownik może wykorzystać urlop w dogodniejszym dla siebie terminie.
Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu?
W sytuacji, gdy pracodawca odmawia wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, pracownik ma kilka możliwości działania. Pierwszym krokiem jest próba polubownego rozwiązania sprawy, np. poprzez kontakt z działem kadr lub bezpośrednią prośbę o rozliczenie należności. Jeśli takie działania nie przynoszą efektu, pracownik może skierować sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy. Skargę kieruje się do właściwego okręgowego inspektoratu pracy według siedziby pracodawcy. Dane skarżącego są chronione i ujawniane tylko za jego pisemną zgodą. Pismo powinno zawierać: datę i miejscowość, dane pracownika, dane pracodawcy oraz opis nieprawidłowości. Inspektor może wszcząć kontrolę i nakazać wypłatę ekwiwalentu lub wszcząć postępowanie w sprawie wykroczenia. Pracownik może także złożyć pozew do sądu pracy o wypłatę wynagrodzenia za ekwiwalent wraz z odsetkami. Pozew musi zawierać dane stron, wysokość żądanej kwoty oraz uzasadnienie. Składa się go osobiście, pocztą lub przez pełnomocnika w trzech egzemplarzach (dla sądu, pracodawcy i powoda). Należy pamiętać, że roszczenia o ekwiwalent przedawniają się po 3 latach od terminu wypłaty.
Podsumowując, niewykorzystany urlop po odejściu z pracy wcale nie przepada. Jeśli nie uda ci się go wykorzystać w okresie wypowiedzenia, pracodawca ma obowiązek wypłacić ci ekwiwalent pieniężny. Warto więc znać swoje prawa i wiedzieć, jak wygląda proces obliczania takiego świadczenia, aby uniknąć nieporozumień. Dzięki temu rozstanie z firmą będzie nie tylko formalnością, ale i spokojniejszym doświadczeniem. A jeżeli pojawiają się wątpliwości co do poprawności wyliczeń, warto zapytać działu kadr lub sięgnąć po pomoc prawną, to Twoje pieniądze i Twoje prawo.
