L4 a urlop wypoczynkowy – co dzieje się, gdy choroba przerywa wakacje?
Urlop wypoczynkowy to czas, w którym pracownik powinien móc w pełni odpocząć od obowiązków zawodowych i zregenerować siły. Nagła choroba, która wymaga wystawienia zwolnienia lekarskiego, czasami jednak krzyżuje plany urlopowe. W takiej sytuacji pojawiają się pytania: czy warto brać L4, skoro i tak mamy dni wolne? Co dzieje się z urlopem wypoczynkowym i jakie formalności należy dopełnić? Temat ten budzi wiele wątpliwości, dlatego w niniejszym artykule przyjrzymy się zasadom obowiązującym w przypadku nakładania się zwolnienia lekarskiego na urlop wypoczynkowy oraz odpowiemy na najczęściej zadawane pytania.
Urlop wypoczynkowy, a zwolnienie lekarskie – podstawowe różnice
Urlop wypoczynkowy i zwolnienie lekarskie (L4) to dwie odrębne formy przerwy w pracy, które regulują przepisy Kodeksu pracy. Różnią się one zarówno celem, jak i konsekwencjami dla pracownika i pracodawcy. Urlop ma charakter wypoczynkowy, służy regeneracji sił, realizacji planów osobistych czy podróży. Natomiast zwolnienie lekarskie jest instytucją ochronną. Ma zagwarantować pracownikowi czas potrzebny na powrót do zdrowia w sytuacji choroby lub urazu, uniemożliwiających świadczenie pracy.
Czy L4 przerywa urlop wypoczynkowy?
Zgodnie z art. 165 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek przesunąć termin urlopu, jeżeli przed jego rozpoczęciem wystąpią określone przeszkody. Natomiast art. 166 Kodeksu pracy reguluje sytuację, w której przeszkody te przerywają urlop pracowniczy.
Nas interesuje art. 166, a z jego treści jasno wynika, że urlop ulega przerwaniu w przypadku czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania do służby wojskowej lub macierzyństwa. Oznacza to, że jeśli pracownik w trakcie urlopu zachoruje i otrzyma L4, to choroba przerywa urlop, a pracodawca musi udzielić niewykorzystanej części w innym terminie.
Przykład 1.
Pracownik Jan Kowalski zaplanował urlop od 1 do 10 sierpnia, czyli łącznie 10 dni kalendarzowych. Z urlopu skorzystał jednak tylko w dniach 1 i 2 sierpnia, po czym 3 sierpnia zachorował. Lekarz wystawił mu zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 3 do 10 sierpnia, a więc 8 dni. W tej sytuacji urlop został przerwany z chwilą rozpoczęcia zwolnienia, a dni od 3 do 10 sierpnia nie są traktowane jako urlopowe, lecz jako okres choroby. Oznacza to, że Jan faktycznie wykorzystał jedynie 2 dni urlopu (1 i 2 sierpnia), natomiast pozostałe 8 dni zostają przesunięte do wykorzystania w innym, późniejszym terminie.
Trzeba jednak podkreślić, że zasada ta odnosi się wyłącznie do sytuacji, gdy pracownik jest niezdolny do pracy z powodu własnej choroby. Jeżeli zwolnienie lekarskie dotyczy opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, urlop nie zostaje przerwany.
Przykład 2.
Pracownica Anna Nowak zaplanowała urlop wypoczynkowy od 1 do 10 lipca (10 dni kalendarzowych). W pierwszych dwóch dniach, tj. 1 i 2 lipca, korzystała normalnie z urlopu. Jednak od 3 lipca jej kilkuletnie dziecko poważnie zachorowało i lekarz wystawił jej zwolnienie lekarskie z tytułu sprawowania opieki nad dzieckiem, obejmujące okres od 3 do 8 lipca (6 dni). W tej sytuacji urlop nie zostaje przerwany. Anna wciąż formalnie korzysta z urlopu wypoczynkowego w dniach 1–10 lipca. Zwolnienie lekarskie na dziecko (tzw. opieka) nie wpływa na jego przebieg. Oznacza to, że za cały okres 1-10 lipca pracownica otrzymuje normalne wynagrodzenie urlopowe.
Co z urlopem, jeśli L4 obejmuje tylko część dni wolnych?
Dość częstym przypadkiem jest sytuacja, gdy zwolnienie lekarskie pokrywa się jedynie z częścią urlopu wypoczynkowego. Wówczas zasada jest prosta: tylko te dni, które zostały objęte L4, zostają potraktowane jako choroba. Pozostałe dni urlopu zachowują swój charakter wypoczynkowy.
Przykład 3.
Pracownik Paweł zaplanował urlop od 1 do 10 sierpnia, czyli w sumie 10 dni kalendarzowych. Niestety już 3 sierpnia zachorował i lekarz wystawił mu zwolnienie lekarskie na okres od 3 do 6 sierpnia. To oznacza dokładnie 4 dni choroby (3, 4, 5 i 6 sierpnia), które przerywają jego urlop wypoczynkowy. W konsekwencji Paweł faktycznie wykorzystał tylko 6 dni urlopu (1, 2 oraz 7–10 sierpnia). Pozostałe 4 dni zostają przesunięte do wykorzystania w późniejszym terminie, uzgodnionym z pracodawcą.
Rozróżnienie dni urlopowych i tych na których pracownik przebywa na L4 ma istotne znaczenie przy rozliczaniu wynagrodzenia. Za dni urlopu pracownik zachowuje pełne wynagrodzenie, natomiast za dni zwolnienia lekarskiego otrzymuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek z ZUS. Pracownik nie może korzystać jednoczesnego z wynagrodzenia urlopowego i świadczeń chorobowych. Wymaga to od pracodawcy konieczność dokładnego rozliczenia i właściwego zakwalifikowania poszczególnych dni, aby ani pracownik, ani pracodawca nie byli poszkodowani.
Wymagane dokumenty
Aby urlop wypoczynkowy został formalnie przerwany, konieczne jest udokumentowanie choroby, czyli zaświadczenie od lekarza. Od kilku lat wszystkie zwolnienia lekarskie wystawiane są w formie elektronicznej (e-ZLA), które lekarz przekazuje do systemu ZUS. Dzięki temu pracodawca ma automatyczny wgląd w zwolnienie. Pomimo tego, pracownik ma obowiązek, o ile stan zdrowia na to pozwala, poinformować pracodawcę o swojej chorobie i tym, że przebywa na zwolnieniu lekarskim w trakcie urlopu. Samo pojawienie się L4 w systemie ZUS nie zawsze wystarcza, by dział kadr poprawnie zakwalifikował czas niezdolności do pracy. Dlatego pracownik powinien zadbać o niezwłoczne przekazanie tej informacji.
Istotne jest także prawidłowe wskazanie adresu pobytu w czasie zwolnienia. Jeżeli miejsce chorowania różni się od adresu zamieszkania, pracownik musi w ciągu trzech dni zgłosić ten fakt do ZUS. Niedopełnienie tego obowiązku może rodzić problemy przy ewentualnej kontroli. W praktyce więc dokumentem przerywającym urlop jest samo L4. Jednak warunkiem skutecznego przerwania urlopu jest również poinformowanie pracodawcy i prawidłowe zgłoszenie miejsca pobytu. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w których dni urlopowe zostają niesłusznie zaliczone, mimo że pracownik faktycznie chorował.
Czy urlop zostaje przesunięty automatycznie?
Choć przepisy wyraźnie wskazują, że niewykorzystana część urlopu musi być udzielona w innym terminie, to nie dzieje się to automatycznie. Urlop zostaje przerwany, ale nowy termin jego wykorzystania musi być ustalony pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. W większości przypadków pracownik składa wniosek o udzielenie niewykorzystanych dni w innym, dogodnym czasie, a pracodawca uwzględnia go, biorąc pod uwagę organizację pracy. Szczególne znaczenie ma to w okresie wypowiedzenia. Jeżeli w tym czasie pracodawca zobowiązuje pracownika do wykorzystania urlopu, a urlop został przerwany chorobą, to może dojść do sytuacji, w której nie ma już czasu na ponowne wykorzystanie dni wolnych. W takiej sytuacji pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny.
Orzecznictwo sądowe
Ciekawym przykładem z życia jest orzecznictwo Sądu Okręgowego w Elblągu w sprawie IV Pa 64/13. Pracownica po zwolnieniu lekarskim (L4) kontynuowała urlop wypoczynkowy bez ustalenia nowego terminu z pracodawcą. Pracodawca zwolnił pracownice dyscyplinarnie z pracy, a ona następnie domagała się odszkodowania, twierdzac, ze zwolnienie było nieprawidłowe. Sąd Okręgowy orzekł jednak na korzyść pracodawcy, oddalając powództwo pracownicy. W uzasadnieniu wyroku podkreślono, że choć zwolnienie lekarskie przerywa urlop wypoczynkowy, to niewykorzystana część urlopu nie przechodzi automatycznie na okres następujący po L4.
W tej konkretnej sprawie pracownica wzięła urlop bez zgody pracodawcy, co Sąd uznał za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Sąd wskazał, że pracownik nie może samowolnie udzielić sobie urlopu, a sama chęć jego kontynuacji nie jest wystarczającym usprawiedliwieniem nieobecności.
Jakie prawa ma pracownik, a jakie obowiązki pracodawca?
Pracownik, który zachoruje podczas urlopu, ma prawo do przerwania wypoczynku i przesunięcia niewykorzystanych dni na później. Przysługuje mu również prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku z ZUS, a w przypadku opieki nad dzieckiem, do zasiłku opiekuńczego ale tylko po zakończeniu urlopu. Pracownik ma możliwość wyboru, czy chce przerwać urlop, czy też wykorzystać go mimo choroby. Zdarzają się sytuacje, że pracownik świadomie rezygnuje z prawa do przesunięcia dni wolnych, aby nie komplikować planów urlopowych swojego zespołu lub aby nie odkładać wypoczynku na później.
Pracodawca natomiast ma obowiązek respektować przepisy Kodeksu pracy i przerwać urlop w sytuacji, gdy pracownik przedstawi L4 obejmujące dni urlopu. Powinien też zadbać o udzielenie niewykorzystanych dni w późniejszym terminie i prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia. Obowiązkiem pracodawcy jest również prowadzenie ewidencji urlopów w sposób zgodny z przepisami i uwzględnianie zmian wynikających z choroby. Niewywiązanie się z tych obowiązków może skutkować roszczeniami ze strony pracownika, a nawet odpowiedzialnością przed sądem pracy. Pracodawca musi pamiętać, że nieprzyjęcie zwolnienia lekarskiego jako podstawy do przerwania urlopu stanowiłoby naruszenie prawa.
Choroba podczas urlopu wypoczynkowego
Podsumowując, gdy choroba przypada w trakcie urlopu wypoczynkowego, pracownik ma prawo przerwać wypoczynek i przesunąć niewykorzystane dni na inny termin. Pod warunkiem przedstawienia zwolnienia lekarskiego (L4) oraz poinformowania o tym pracodawcy. Urlop nie zostaje przerwany w przypadku zwolnienia na opiekę nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny. Niewykorzystane dni wolne nie przechodzą automatycznie na okres po chorobie, konieczne jest ich ponowne uzgodnienie z pracodawcą. Samowolne przedłużenie urlopu po zakończeniu L4 może być traktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych i wiązać się z poważnymi konsekwencjami, w tym nawet z rozwiązaniem umowy w trybie dyscyplinarnym. Pracodawca w takiej sytuacji ma obowiązek respektować przepisy kodeksu pracy, prawidłowo rozliczyć wynagrodzenie i umożliwić wykorzystanie urlopu w późniejszym terminie. Zdrowie pracownika jest najważniejsze, a urlop wypoczynkowy służy jego regeneracji i odzyskaniu sił. W przypadku choroby nie możemy mówić o pełnym wypoczynku.
