Urlop w okresie wypowiedzenia – kiedy można z niego skorzystać i czy pracodawca może go narzucić?
Wypowiedzenie umowy o pracę wiąże się z szeregiem formalności zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Jednym z często poruszanych zagadnień jest kwestia urlopu wypoczynkowego – jego wykorzystania, rozliczenia oraz ewentualnej wypłaty ekwiwalentu. Co jednak w sytuacji, gdy złożymy wypowiedzenie, a nie wykorzystaliśmy całego przysługującego nam urlopu? Czy możemy go wykorzystać w okresie wypowiedzenia, a może pracodawca ma prawo decydować o terminie naszego urlopu? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym artykule, opierając się na przepisach prawa pracy.
Co mówi Kodeks pracy?
We wszystkich sprawach związanych z zatrudnieniem podstawowym źródłem wiedzy pozostaje Kodeks pracy. Zasady udzielania urlopu w okresie wypowiedzenia reguluje art. 167(1) Kodeksu pracy, zgodnie z którym:
W okresie wypowiedzenia pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania przysługującego mu urlopu. Kodeks pracy wskazuje również, że w tym czasie wymiar urlopu jest ograniczony. Liczba dni urlopu udzielonego w okresie wypowiedzenia, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekroczyć proporcjonalnego wymiaru wynikającego z art. 155(1) Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że w przypadku urlopu za niepełny rok kalendarzowy stosuje się odpowiednie przeliczenie, a należny urlop naliczany jest proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.
Czy pracodawca może zmusić pracownika do urlopu?
Co do zasady pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów lub po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z pracownikiem. Przepisy prawa pracy przewidują jednak wyjątek od tej reguły. W sytuacji, gdy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia, pracodawca może jednostronnie decydować o udzieleniu mu urlopu i nie potrzebuje do tego jego zgody. W takiej sytuacji pracodawca wydaje polecenie, którego pracownik nie może odmówić, a jego niewykonanie traktuje jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Taka regulacja chroni interesy pracodawcy, który dzięki temu unika konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni wolne. Pracownikowi natomiast pozwala faktycznie skorzystać z należnego mu wypoczynku jeszcze w trakcie trwania stosunku pracy.
Warto podkreślić, że decyzja o udzieleniu urlopu w okresie wypowiedzenia należy wyłącznie do pracodawcy. Może on skierować pracownika na urlop, ale nie ma takiego obowiązku, podobnie jak w trakcie zwykłego zatrudnienia może odmówić udzielenia urlopu. Jest to więc sytuacja, w której pracodawca zyskuje wyraźnie uprzywilejowaną pozycję. To on decyduje, czy w czasie wypowiedzenia pracownik będzie świadczył pracę do końca, czy też spędzi ostatnie dni zatrudnienia na urlopie. Dodatkowo, terminy urlopów ustalone wcześniej w planie urlopów, tracą moc z chwilą podjęcia przez pracodawcę decyzji o udzieleniu urlopu w okresie wypowiedzenia.
Co z zaległym urlopem przy wypowiedzeniu?
W okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić pracownikowi zarówno urlopu bieżącego, naliczonego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, jak i urlopu zaległego. Oznacza to, że jeśli w chwili złożenia wypowiedzenia pracownik ma do wykorzystania 10 dni urlopu bieżącego oraz 3 dni urlopu zaległego, pracodawca może zobowiązać go do wykorzystania wszystkich 13 dni jeszcze w trakcie okresu wypowiedzenia. Zasady udzielania urlopu zaległego określa art. 168 Kodeksu pracy:
Urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września roku następnego. Jeśli nie zostanie wykorzystany do tego terminu, nie przepada ani z chwilą ustania stosunku pracy, ani z dniem 30 września. Pracownik zachowuje pełne prawo do takiego urlopu, a pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego na tych samych zasadach, co w przypadku urlopu bieżącego.
Przykład: Pracownik rozwiązuje umowę w listopadzie 2025 roku. Z 2024 roku pozostało mu 5 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, a dodatkowo w bieżącym roku nabył prawo do kolejnych 24 dni. Pracodawca może więc nakazać wykorzystanie łącznie 29 dni urlopu w okresie wypowiedzenia.
Kiedy należy się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Kwestia ekwiwalentu została uregulowana w art. 171 Kodeksu pracy, który stanowi:
Ekwiwalent wypłaca się wówczas, gdy z przyczyn obiektywnych nie było możliwości wykorzystania urlopu. Może to dotyczyć na przykład sytuacji, gdy okres wypowiedzenia jest zbyt krótki, aby pomieścić cały przysługujący urlop.
Przykład: Pani Barbarze przysługiwało 20 dni urlopu, a okres jej wypowiedzenia wynosił dwa tygodnie. W tym czasie nie było możliwości „zmieszczenia” całego urlopu. Pracodawca udzielił jej 10 dni, a pozostałe 10 wypłacił w ekwiwalencie.
Jak obliczyć ekwiwalent?
Sposób obliczania ekwiwalentu opiera się na tzw. współczynniku ekwiwalentu, który ogłaszany jest co roku. Do jego wyliczenia uwzględnia się też m.in. wynagrodzenie zasadnicze, premie, a także dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej. W jaki sposób wyliczyć ekwiwalent wyjaśnialiśmy dokładnie w poprzednim artykule.
Jest jedna sytuacja kiedy, po zakończeniu umowy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Mówimy tu o sytuacji w której, pracownik kończy jedną umowę o pracę i od razu podpisuje kolejną z tym samym pracodawcą. W takiej sytuacji niewykorzystany urlop przechodzi na nową umowę i może zostać wykorzystany w naturze, o czym mówi art. 171 Kodeksu Pracy:
Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia, a szczególne sytuacje pracownika
Warto pamiętać, że skierowanie pracownika na urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia nie ogranicza jego innych praw wynikających z Kodeksu pracy. W trakcie urlopu pracownik nadal może korzystać m.in. ze zwolnienia na poszukiwanie pracy (art. 37 KP ) oraz z urlopu opiekuńczego nad dzieckiem do 14. roku życia (art. 188 KP.). Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić takie wnioski, nawet jeśli ich terminy pokrywają się z już udzielonym urlopem wypoczynkowym.
Może również wystąpić sytuacja, w której pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym w okresie wypowiedzenia zachoruje i uzyska zwolnienie lekarskie. W takim przypadku choroba przerywa urlop wypoczynkowy. Dni, w których pracownik był niezdolny do pracy, nie są traktowane jako urlop. Zamiast tego pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy, a niewykorzystany urlop ulega „zamianie” na ekwiwalent pieniężny. Oznacza to dla pracodawcy dodatkowy koszt, ponieważ musi on wypłacić świadczenia chorobowe, a następnie jeszcze ekwiwalent za niewykorzystane dni wolne.
Przykład: Pani Katarzyna była w okresie wypowiedzenia i została wysłana przez pracodawcę na dwutygodniowy urlop wypoczynkowy, ponieważ posiadała jeszcze tyle dni zaległego urlopu. Po 5 dniach zachorowała i dostarczyła zwolnienie lekarskie obejmujące resztę tego okresu. Choroba przerwała urlop – oznacza to, że wykorzystane zostało jedynie 5 dni, a pozostała część urlopu nie została udzielona. W takiej sytuacji po zakończeniu umowy pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane 5 dni urlopu.
Urlop proporcjonalny – jak liczyć przy rozwiązaniu umowy?
Aby poprawnie ustalić wymiar urlopu w roku rozwiązania umowy, należy pamiętać, że pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym. Zgodnie z art. 155(1) Kodeksu pracy liczba dni wolnych jest ustalana proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.
Przykład: Łukasz odchodzi z pracy w marcu 2025 r. i ma prawo do 26 dni urlopu rocznie. Za trzy miesiące zatrudnienia należy mu się 6,48 dnia (czyli zaokrąglając na korzyść pracownika – 7 dni). Jeśli w styczniu wykorzystał 2 dni urlopu, to oznacza, że do końca trwania umowy powinien wykorzystać jeszcze 5 dni. W przypadku nie wykorzystanie tych dni urlopowych Łukaszowi należy się ekwiwalent.
Jak liczyć urlop proporcjonalny dokładnie tłumaczyliśmy w naszym poprzednim artykule.
Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy
Na zakończenie warto poruszyć kwestię udzielania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, gdy pracownik zostaje zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Czy takie praktyki są dopuszczalne? Choć zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy i urlop wypoczynkowy mają pewne podobieństwa, brak obowiązku wykonywania pracy oraz brak obowiązku pozostawania w gotowości do pracy, pełnią one odmienne funkcje.
Urlop wypoczynkowy służy regeneracji sił pracownika i umożliwia mu dłuższy odpoczynek, natomiast zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy wynika z braku możliwości zatrudnienia pracownika w danym okresie. W konsekwencji przyjmuje się, że pracownik nie może jednocześnie korzystać ze zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy i być zobowiązany do wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia może wynikać z porozumienia między pracodawcą a pracownikiem, skutkującego zawarciem dodatkowej umowy. Jeżeli z takiej umowy nie wynika obowiązek wykorzystania urlopu w okresie nieświadczenia pracy, pracodawca nie może zmusić pracownika do jego wykorzystania i jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Rozliczanie urlopu w różnych przypadkach zakończenia zatrudnienia
Przykład: Anna pracowała w firmie przez 8 lat i została poinformowana o likwidacji jej stanowiska. Na okres wypowiedzenia chciała skorzystać chociaż z części zaległego urlopu. Ponieważ miała 20 dni zaległego oraz 10 dni bieżącego. Pracodawca jednak uznał, że musi dokończyć bieżące projekty. W efekcie po zakończeniu umowy otrzymała ekwiwalent pieniężny za 30 dni niewykorzystanego urlopu.
Przykład: Marek otrzymał wypowiedzenie w związku z reorganizacją w firmie. Pracodawca poinformował go, że w ostatnich tygodniach zatrudnienia musi wykorzystać przysługujący mu urlop. Marek miał 5 dni urlopu zaległego oraz 8 dni urlopu bieżącego. Nie chciał jednak korzystać z wolnych dni, wolał otrzymać ekwiwalent pieniężny. Mimo to, na 13 dni przed rozwiązaniem umowy pracodawca skierował go na urlop, korzystając z przysługującego mu prawa do jednostronnego udzielenia urlopu w okresie wypowiedzenia, bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika.
Przykład: Katarzyna była na 3-miesięcznym wypowiedzeniu, mając 12 dni bieżącego urlopu. Ponieważ jej pracodawca nie wyraził zgody na udzielenie urlopu w tym okresie, po zakończeniu umowy otrzymała ekwiwalent za 12 niewykorzystanych dni.
Inne przypadki
Przykład: Tomasz został zwolniony dyscyplinarnie. Pracodawca zakończył umowę ze skutkiem natychmiastowym z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków służbowych. Tomasz miał jeszcze 8 dni niewykorzystanego urlopu. W takiej sytuacji pracodawca nie może już skierować go na urlop, dlatego musi wypłacić ekwiwalent pieniężny za wszystkie pozostałe dni wolne.
Przykład: Agnieszka była na urlopie wypoczynkowym, ale w jego trakcie zachorowała i otrzymała zwolnienie lekarskie .Zgodnie z przepisami, dni zwolnienia lekarskiego nie „liczą się” jako urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że część urlopu, która pokrywa się z L4, zostaje przesunięta i pracownica może ją wykorzystać w innym terminie albo otrzymać za nią ekwiwalent pieniężny. W praktyce Agnieszka po zakończeniu zatrudnienia dostała ekwiwalent za 6 dni urlopu, które zostały „odzyskane” z powodu choroby.
Przykład: Pan Andrzej zmarł nagle w trakcie trwania umowy o pracę. Na dzień jego śmierci pozostawało mu 14 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z Kodeksem pracy, prawo do ekwiwalentu za te dni nie przepada, przechodzi na osoby uprawnione do dziedziczenia. W praktyce pracodawca wypłacił należne świadczenie żonie i córce pana Andrzeja, które były wskazane jako osoby uprawnione.
Przykład: Pani Katarzyna otrzymała trzymiesięczne wypowiedzenie umowy o pracę i została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy. W tym czasie posiadała 12 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca miał prawo udzielić jej urlopu w okresie wypowiedzenia, jednak skoro Katarzyna nie świadczyła już pracy, udzielenie urlopu w praktyce nie było możliwe. Zgodnie z przepisami, w takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W efekcie, po ustaniu stosunku pracy, Katarzyna otrzymała ekwiwalent za wszystkie 12 dni.
Przykład: Pan Tomasz przechodził na emeryturę i miał 20 dni niewykorzystanego urlopu. Ponieważ umowa kończyła się natychmiast po osiągnięciu wieku emerytalnego, pracodawca wypłacił ekwiwalent pieniężny za wszystkie 20 dni.
Urlop w okresie wypowiedzenia
Podsumowując, urlop w okresie wypowiedzenia jest szczególną instytucją prawa pracy, w ramach której pracodawca jednostronnie decyduje o jego udzieleniu. Dla pracownika oznacza to, że nie może samodzielnie wybierać, czy woli pracować, czy korzystać z urlopu, a wcześniej ustalone terminy urlopów tracą moc w momencie decyzji pracodawcy. Dla pracodawcy mechanizm ten daje elastyczność w zarządzaniu czasem pracy – może on odmówić udzielenia urlopu, jeśli potrzebuje pracownika na stanowisku, lub skierować go na pełny urlop, aby uniknąć wypłaty ekwiwalentu. Wszystkie zasady regulujące prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika w tym zakresie znajdują się w Kodeksie pracy. W kwestii urlopu w okresie wypowiedzenia najważniejsze to:
- Pracodawca ma prawo jednostronnie ustalić termin urlopu w okresie wypowiedzenia – art. 167¹ §1 Kodeksu pracy.
- Urlop niewykorzystany w naturze podlega ekwiwalentowi pieniężnemu – art. 171 §1 Kodeksu pracy.
- Skierowanie pracownika na urlop nie pozbawia go innych uprawnień, np. zwolnienia na poszukiwanie pracy – art. 37 Kodeksu pracy, czy urlopu opiekuńczego nad dzieckiem do 14 roku życia – art. 188 Kodeksu pracy.
