Zmiana pracy w połowie roku – ile urlopu przysługuje u nowego pracodawcy?
Zmiana pracodawcy w ciągu roku to sytuacja, która zdarza się coraz częściej i niemal zawsze wiąże się z pytaniami o urlop wypoczynkowy. Czy dni wolne naliczane są od początku roku, czy trzeba najpierw “na nie zapracować”? Co z niewykorzystanym urlopem w poprzedniej firmie? Ile dni przysługuje u nowego pracodawcy? W tym artykule wyjaśniamy, jak w praktyce wygląda rozliczanie urlopu po zmianie pracy. Tłumaczymy również, zasady naliczania dni wolnych, zarówno przy pełnym etacie, jak i przy jego zmianie, a także w przypadku pracy równolegle w kilku miejscach.
Kodeks pracy – podstawa prawna
Zasady naliczania urlopu wypoczynkowego określa art. 155¹ Kodeksu pracy. Zgodnie z jego zapisami każdemu pracownikowi przysługuje coroczny, nieprzerwany i płatny urlop wypoczynkowy, którego nie można się zrzec. Co istotne, w przypadku wyliczeń stosuje się zasadę zaokrąglania niepełnych dni urlopu w górę do pełnego dnia.
Szczególne znaczenie mają te przepisy w sytuacji zmiany pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego. W takim przypadku pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku. Dotyczy to każdej zmiany zatrudnienia, nawet jeśli kolejne umowy zawierane są z tym samym pracodawcą. Wyjątek stanowią osoby podejmujące swoją pierwszą pracę – dla nich obowiązuje odmienny sposób nabywania prawa do urlopu. Czym właściwie jest urlop proporcjonalny i jak go obliczyć?
Proporcjonalny urlop wypoczynkowy
Prawo pracy w Polsce jasno mówi o zasadzie, zgodnie z którą pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Oznacza to, że w przypadku zmiany pracodawcy np. w lipcu pracownik nie otrzymuje automatycznie pełnej puli urlopowej, ale jej część. Jest obliczona na podstawie liczby miesięcy zatrudnienia w nowym miejscu pracy. Każdy miesiąc zatrudnienia daje więc odpowiednio 1/12 tej wartości: czyli ok. 1,67 dnia (przy 20 dniach rocznie) lub ok. 2,17 dnia (przy 26 dniach).
Jeśli w jednym roku pracownik był zatrudniony w dwóch firmach, każda z nich rozlicza urlop osobno, za okres zatrudnienia przypadający na ten rok. Prawo do urlopu przysługuje niezależnie od tego, czy ktoś zmienia pracę po dwóch miesiącach, czy po dziesięciu – zawsze obowiązuje przelicznik proporcjonalny. Zasada ta ma przede wszystkim na celu sprawiedliwe przyznanie dni wolnych. Pozwala również uniknąć sytuacji, w której pracownik wykorzystuje więcej urlopu, niż wynika to z jego faktycznego czasu pracy w danym roku.
Przykładowo:
1. Pracownik z prawem do 26 dni urlopu, zatrudniony od sierpnia
Pracownik ten rozpoczął pracę od sierpnia, czyli będzie zatrudniony przez 5 miesięcy do końca roku (sierpień–grudzień).
- Roczny wymiar urlopu: 26 dni
- Urlop nabywany proporcjonalnie: 26 ÷ 12 = 2,17 dnia za każdy miesiąc
- Wyliczenie: 5 miesięcy × 2,17 dnia = 10,85 dnia
- Zaokrąglenie zgodnie z przepisami: w górę do pełnego dnia
- Ostatecznie przysługuje: 11 dni urlopu wypoczynkowego
2. Ta sama osoba, ale zatrudniona od połowy września
Jeśli pracownik rozpoczął pracę w połowie września, a miesiąc ten zostanie uznany za pełny (czyli w danym miesiącu występuje choć jeden dzień zatrudnienia – co zgodne jest z praktyką kadrową), przysługuje mu urlop za 4 miesiące: wrzesień, październik, listopad i grudzień.
- Roczny wymiar urlopu: 26 dni
- 26 ÷ 12 = 2,17 dnia za każdy miesiąc
- Wyliczenie: 4 miesiące × 2,17 = 8,68 dnia
- Zaokrąglenie w górę: do 9 dni
- Ostatecznie przysługuje: 9 dni urlopu wypoczynkowego
3. Pracownik z 20-dniowym wymiarem urlopu, zatrudniony od marca do końca października
Osoba ta pracuje przez 8 pełnych miesięcy (marzec–październik), a więc przysługuje jej 8/12 rocznego wymiaru urlopu.
- Roczny wymiar urlopu: 20 dni
- 20 ÷ 12 = 1,67 dnia za każdy miesiąc
- Wyliczenie: 8 miesięcy × 1,67 = 13,36 dnia
- Zaokrąglenie w górę: do 14 dni
- Ostatecznie przysługuje: 14 dni urlopu wypoczynkowego
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, zgodnie z Kodeksem Pracy niepełny dzień urlopu wypoczynkowego zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Należy pamiętać, że jeśli pracownik korzysta z niepełnego etatu, przysługujący mu urlop również podlega stosownym przeliczeniu.
Przykładowo
Pracownik zatrudniony na ¾ etatu, ze stażem pracy powyżej 10 lat, rozpoczął pracę w maju.
W tym przypadku mamy do czynienia z pracownikiem:
- ze stażem powyżej 10 lat, czyli z prawem do 26 dni urlopu rocznie,
- zatrudnionym na ¾ etatu,
- który rozpoczął pracę w maju, a więc będzie pracował przez 8 miesięcy do końca roku (maj–grudzień).
Aby obliczyć wymiar urlopu, należy wziąć pod uwagę zarówno proporcję wynikającą z niepełnego etatu, jak i proporcję z przepracowanych miesięcy:
- Roczny wymiar urlopu: 26 dni
- Przeliczenie na ¾ etatu: 26 × ¾ = 19,5 dnia rocznie
- Proporcja do przepracowanych miesięcy: 19,5 ÷ 12 × 8 = 13 dni
Ostatecznie pracownikowi przysługuje 13 dni urlopu wypoczynkowego za rok, w którym został zatrudniony.
Czy urlop u nowego pracodawcy przysługuje „z góry”, czy trzeba na niego zapracować?
W większości przypadków prawo do proporcjonalnej liczby dni urlopu przysługuje już od pierwszego dnia pracy u nowego pracodawcy. Pracownik może więc od razu skorzystać z należnych mu dni wolnych (oczywiście po uzgodnieniu terminu z przełożonym). To, że naliczanie urlopu jest proporcjonalne, nie oznacza, że trzeba go „zbierać” miesiącami. Nabieramy prawa do niego z rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego.
Wyjątkiem są osoby podejmujące swoją pierwszą pracę w życiu – dla nich obowiązują inne zasady. W pierwszym roku zatrudnienia nabywają one prawo do urlopu po każdym przepracowanym miesiącu – po 1/12 wymiaru rocznego. Od drugiego roku pracy obowiązują już standardowe zasady – czyli prawo do urlopu proporcjonalnego przysługuje z góry.
Czy niewykorzystany urlop przechodzi do nowej pracy?
Niestety niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie „przenosi się” automatycznie do nowego pracodawcy. Wiele osób błędnie zakłada, że jeśli np. nie zdążyli odebrać 7 dni urlopu u poprzedniego pracodawcy, to będą mogli wykorzystać je w nowym miejscu pracy. Według prawa tak to jednak nie działa. Po zakończeniu zatrudnienia poprzedni pracodawca ma obowiązek rozliczyć się z pracownikiem z przysługujących mu dni wolnych. Najczęściej poprzez ich wykorzystanie w trakcie okresu wypowiedzenia lub wypłatę ekwiwalentu pieniężnego.
O tym, jak prawidłowo obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, pisaliśmy szczegółowo w poprzednim artykule.
Niepełny miesiąc pracy – jak liczyć urlop?
W przypadku gdy pracownik rozpoczyna lub kończy zatrudnienie w trakcie miesiąca, pojawia się pytanie, jak taki niepełny miesiąc wpływa na wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z praktyką kadrową i orzecznictwem, już jeden przepracowany dzień w danym miesiącu traktowany jest jako cały miesiąc, jeśli chodzi o naliczanie urlopu proporcjonalnego. Oznacza to, że jeżeli pracownik został zatrudniony np. 10 stycznia, to za styczeń przysługuje mu 1/12 rocznego wymiaru urlopu, pomimo że nie przepracował pełnych 31 dni. Ta zasada działa również przy zakończeniu umowy, np. jeśli umowa kończy się 5 października, to październik nadal liczy się jako „pełny miesiąc” do naliczenia urlopu. Dzięki temu system naliczania urlopu pozostaje prosty i ujednolicony, każdy miesiąc zatrudnienia daje prawo do 1/12 pełnego rocznego wymiaru urlopu, pod warunkiem że w danym miesiącu pracownik pozostawał w stosunku pracy przynajmniej przez jeden dzień.
Czy można utracić prawo do urlopu?
Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych i co do zasady nie może zostać odebrane. Istnieją jednak sytuacje, w których jego wymiar może zostać proporcjonalnie zmniejszony. Dotyczy to przede wszystkim przypadków długotrwałej nieobecności pracownika w pracy, takich jak urlop bezpłatny, odbywanie służby wojskowej, tymczasowe aresztowanie, kara pozbawienia wolności czy nieusprawiedliwiona nieobecność.
Zgodnie z art. 155² Kodeksu pracy jeśli pracownik powraca do zatrudnienia u tego samego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po co najmniej miesięcznej nieobecności, a wcześniej zdążył nabyć prawo do urlopu, jego wymiar ulega odpowiedniemu zmniejszeniu, chyba że przed rozpoczęciem tej przerwy urlop został już w całości lub nawet w większym wymiarze wykorzystany. Każdy pełny miesiąc takiej nieobecności obniża urlop proporcjonalnie o 1/12 rocznego wymiaru.
Warto przy tym pamiętać, że pomniejszenia urlopu można dokonać jedynie w roku kalendarzowym, w którym pracownik powraca do pracy, jeśli więc nieobecność trwa przez cały rok, pełny wymiar urlopu za ten okres pozostaje zachowany. Nie każda nieobecność wpływa na prawo do urlopu. Jednym z wyjątków jest zwolnienie lekarskie (L4) – mimo czasowego braku świadczenia pracy, pracownik zachowuje w tym czasie pełne prawo do urlopu wypoczynkowego.
Zmiana etatu, nakładające się umowy i kilka miejsc pracy w jednym roku – jak to wpływa na urlop?
W życiu zawodowym zdarzają się sytuacje, w których pracownik nie tylko zmienia miejsce pracy, ale również kilkukrotnie modyfikuje wymiar etatu lub równolegle pracuje u dwóch pracodawców. Każda z tych zmian wpływa na sposób naliczania urlopu wypoczynkowego i wymaga szczegółowego przeliczenia proporcjonalnego. Urlop należy bowiem ustalać osobno: dla każdego pracodawcy, a także dla każdej zmiany wymiaru czasu pracy w ramach jednej umowy. Brak dokładności może prowadzić do nadania zbyt dużej lub zbyt małej liczby dni wolnych.
Przykład 1: zmiana etatu w trakcie roku
Pracownik z ponad 10-letnim stażem pracy (czyli z prawem do 26 dni urlopu) był zatrudniony na ¾ etatu od stycznia do czerwca, a od lipca przeszedł na pełen etat.
- Styczeń–czerwiec: 6/12 × 26 dni = 13 dni × ¾ etatu = 9,75 dnia, zaokrąglone do 10 dni
- Lipiec–grudzień: 6/12 × 26 dni = 13 dni
Łącznie: 23 dni urlopu wypoczynkowego za cały rok
Przykład 2: nakładające się umowy o pracę
Jeśli pracownik kończy pracę w jednej firmie 31 sierpnia, a drugą rozpoczyna 1 sierpnia, przez jeden miesiąc ma dwie równoległe umowy. Obaj pracodawcy powinni naliczyć urlop proporcjonalnie:
- Firma 1 (styczeń–sierpień): 8/12 × 26 dni = 17,33 dnia
- Firma 2 (sierpień–grudzień): 5/12 × 26 dni = 10,83 dnia
Łącznie daje to 28 dni – czyli więcej niż ustawowe 26 dni w roku. W takim przypadku to najczęściej drugi pracodawca powinien pomniejszyć wymiar urlopu, tak aby suma dni urlopowych z obu umów nie przekroczyła limitu rocznego.
Przykład 3: zatrudnienie w trzech firmach w jednym roku
Pracownik ze stażem powyżej 10 lat pracuje w trzech różnych firmach:
- Firma A: styczeń–marzec → 3/12 × 26 = 6,5 dnia
- Firma B: kwiecień–lipiec → 4/12 × 26 = 8,67 dnia
- Firma C: sierpień–grudzień → 5/12 × 26 = 10,83 dnia
Łącznie: 6,5 + 8,67 + 10,83 = 26 dni – zgodnie z limitem rocznym.
Jednak jeśli np. w firmie A pracownik wykorzystał już 8 dni urlopu (więcej niż mu się proporcjonalnie należało), to firma C może przyznać maksymalnie 26 – 8 – 9 = 9 dni, nawet jeśli z przeliczenia wynikałoby 10,83. Każdy kolejny pracodawca powinien więc uwzględniać wykorzystane wcześniej dni wolne.
Zmiana pracy w połowie roku a urlop: podsumowanie
Podsumowując, zmiana pracy w połowie roku nie musi wiązać się z niepewnością co do przysługującego urlopu wypoczynkowego. Kluczowe jest zrozumienie, że każdy pracodawca nalicza urlop osobno, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Pracownik z już nabytym stażem pracy ma prawo do urlopu od razu. Aby prawidłowo rozliczyć urlop, warto zadbać o zebranie świadectw pracy, rozliczenie zaległego urlopu u poprzedniego pracodawcy i świadome planowanie wypoczynku w nowym miejscu pracy. Nawet jeśli zmieniasz pracę kilkukrotnie w ciągu jednego roku, prawo do odpoczynku nie przepada – wystarczy wiedzieć, jak je właściwie wyliczyć i egzekwować.
